Ủy quyền quyết toán thuế TNCN: Cẩn thận "mất tiền oan"

Tại một hội thảo gần đây về quyết toán thuế, ông Trịnh Hồng Khánh, Giám đốc Công ty TNHH Tư vấn Kế toán - Thuế Ba Miền khuyến nghị, nếu công ty/tổ chức chi trả thu nhập đồng ý, người lao động có nhiều nguồn thu nhập vẫn có thể ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

Doanh nghiệp thận trọng

Tuy nhiên, từ góc độ kế toán, ông Phan Tuấn Nam, đồng sáng lập Webketoan Academy cho rằng, các doanh nghiệp không nên nhận ủy quyền trong trường hợp này do tiềm ẩn nhiều rủi ro. Lý do chính là kế toán không thể kiểm soát hoàn toàn việc người lao động có thu nhập từ nhiều nguồn khác nhau hay không. Nếu có, họ bắt buộc phải tự thực hiện quyết toán TNCN.

Ông Nam cho rằng, do không thể xác định chắc chắn nhân viên có nguồn thu nhập khác hay không, kế toán thường lựa chọn phương án an toàn là để người lao động tự quyết toán. Đối với những trường hợp có nhiều nguồn thu nhập, cá nhân cần chủ động tính toán để biết mình có được hoàn thuế hay phải nộp thêm.

Thông thường, áp dụng biểu thuế lũy tiến sẽ có lợi hơn so với việc bị khấu trừ 10% thuế vãng lai. Chính vì vậy, nhiều kế toán có xu hướng thận trọng và không nhận ủy quyền quyết toán thuế trong những trường hợp này.

Chia sẻ thêm về vấn đề này, bà Hoàng Thị Trà Hương, Phó Giám đốc Trung tâm Zbiz thuộc FPT IS lưu ý, việc ủy quyền quyết toán có thể là “con dao hai lưỡi”. Nếu người lao động không tự xác định được tổng thu nhập của mình, tốt nhất doanh nghiệp chỉ nên hỗ trợ họ tự quyết toán thay vì trực tiếp nhận ủy quyền. Bởi lẽ, ngay chính người lao động cũng có thể chưa thu thập đủ chứng từ cần thiết để hoàn thiện hồ sơ quyết toán thuế.

Trên thực tế, nhiều lao động làm việc tại nhiều nơi trong cùng một năm, đặc biệt là nhân viên giao hàng hay nhân viên kinh doanh. Tuy nhiên, kế toán một số công ty lại chủ quan, tự động chọn ủy quyền quyết toán thuế cho họ mà không xác nhận rõ ràng, dẫn đến rủi ro thuế.

Các chuyên gia khuyến nghị, kế toán doanh nghiệp cần chủ động trao đổi với người lao động, có thể thông báo qua email hoặc đăng tin nội bộ. Chỉ khi đảm bảo đủ điều kiện theo quy định, doanh nghiệp mới nên nhận ủy quyền quyết toán thuế TNCN thay cho người lao động.

Đặc biệt, hồi cuối tháng 2, Tổng cục Thuế (từ ngày 1/3 đổi thành Cục Thuế, Bộ Tài chính) đã ban hành Công văn 828/TCT-KK về việc cung cấp thông tin số thuế TNCN đã nộp thay cho người lao động. Theo đó, các tổ chức chi trả thu nhập khi khấu trừ thuế TNCN và nộp vào ngân sách nhà nước thay cho người lao động, phải cung cấp thông tin về số thuế đã nộp thay này.

Thông tin cần cung cấp bao gồm: dữ liệu chung của chứng từ nộp thuế và thông tin chi tiết từng cá nhân được khấu trừ thuế, như mã số thuế, họ tên, số tiền đã khấu trừ, số thuế thực tế đã nộp, cũng như khoản thuế thừa từ kỳ trước được bù trừ (nếu có). Việc cung cấp thông tin được thực hiện trực tuyến ngay sau khi hoàn thành nộp thuế, thông qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Cá nhân cũng cần cân nhắc

Thời gian qua, phần lớn tổ chức và cá nhân chi trả thu nhập đã tuân thủ tốt các quy định về kê khai, khấu trừ và nộp thuế thay cho người lao động. Tuy nhiên, vẫn có một số trường hợp chưa thực hiện đầy đủ nghĩa vụ, thiếu minh bạch trong kê khai hoặc không tuân thủ các quy định khi chấm dứt hoạt động.

Điều này không chỉ gây thất thu ngân sách nhà nước mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động, đặc biệt là những cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công thông qua doanh nghiệp.

Theo đó, từ năm 2025, ngành thuế sẽ chính thức triển khai Quy trình hoàn thuế TNCN tự động.  Đây là một bước tiến quan trọng nhằm tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho người nộp thuế, hạn chế sai sót trong quá trình theo dõi nghĩa vụ thuế, đồng thời nâng cao tính minh bạch và tự động hóa trong quyết toán, hoàn thuế.

Bên cạnh đó, quy trình này còn góp phần ngăn chặn các hành vi trốn thuế, đặc biệt là tình trạng doanh nghiệp kê khai khống thu nhập của cá nhân để hợp thức hóa chi phí, gây ảnh hưởng đến nghĩa vụ quyết toán thuế của người lao động.

Trên thực tế, đã có nhiều trường hợp doanh nghiệp lợi dụng thông tin cá nhân (tên, mã số thuế, số căn cước công dân) để kê khai chi phí tiền lương, tiền công khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, dù không thực tế trả thu nhập cho cá nhân đó. Điều này không chỉ vi phạm pháp luật thuế mà còn khiến người lao động vô tình rơi vào diện phải quyết toán thuế một cách bất hợp lý.

Cho biết thêm, bà Đặng Thị Huyền Trang, Chủ tịch Hội đồng quản trị CTCP Tư vấn thuế Savitax, cảnh báo có những trường hợp "mất tiền oan" khi quyết toán thuế TNCN do các khoản thuế chưa nộp từ năm cũ. Vì vậy, nếu một cá nhân tự quyết toán thuế cho năm 2024 nhưng phát hiện những năm trước chưa thực hiện, họ có thể rơi vào hai trường hợp: hoặc được hoàn thuế do đã nộp dư, hoặc phải nộp bổ sung do phát sinh thêm thuế.

Theo bà Trang, nhiều người lao động thường chủ quan, quên mất các khoản thu nhập từ trước, không rõ mình có nghĩa vụ nộp thuế hay không và cũng không biết công ty có thực hiện ủy quyền quyết toán thay hay chưa. Chỉ khi tra cứu trên ứng dụng eTax Mobile, họ mới nhận ra mình chưa quyết toán trong nhiều năm và buộc phải hoàn tất nghĩa vụ thuế.

Khi đó, không chỉ phải nộp đủ số thuế TNCN phát sinh, cá nhân còn có thể bị phạt do nộp chậm tờ khai quyết toán thuế và chịu tiền phạt chậm nộp tính từ thời điểm phát sinh nghĩa vụ thuế đến khi hoàn thành việc nộp thuế.

Để tránh những rắc rối này, bà Trang khuyến nghị người nộp thuế nên chủ động kiểm tra trên eTax Mobile để xác định xem có năm nào chưa quyết toán mà vẫn còn nghĩa vụ thuế hay không. Việc thực hiện sớm không chỉ giúp tránh bị phạt mà còn giảm thiểu số tiền thuế phải nộp do phát sinh chậm trễ.